ใบสำคัญจ่าย เป็นเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้น และออกให้แก่ผู้รับเงิน ในกรณีที่ยังไม่ได้รับใบเสร็จ หรือต้องจ่ายเงินออกจากกิจการแล้วยังไม่สามารถหาหลักฐานเอกสารยืนยันการจ่ายเงินได้แต่จำเป็นที่ต้องจ่ายเงิน และนำรายจ่ายนั้นมาบันทึกบัญชี (แล้วแต่กรณี) ในกิจการของเรา จึงจำเป็นต้องจัดทำเอกสารใบสำคัญจ่ายที่สามารถแสดงหลักฐานทางบัญชีเพื่อนำมาลงบัญชีได้นั้นเอง แต่ก็ต้องเป็นที่รับรองจากกรมสรรพากร โดยกรมสรรพากร กำหนดให้จัดทำใบสำคัญจ่ายอย่างถูกต้อง
ดังนี้
1.เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้รับเงิน
2.วันที่จ่าย
3.ระบุประเภทของรายการที่จ่าย และจำนวนเงิน
4.ลงรายมือผู้รับไว้เป็นหลักฐาน
5.ลงรายมือผู้อนุมัติจ่ายโดยผู้มีอำนาจ
โดยทั่วไปแล้วการจัดทำเอกสาร “ใบสำคัญจ่าย” จะใช้เมื่อมีการเบิกเงินจากพนักงานเพื่อนำไปจ่าย รายจ่ายที่เกิดประโยชน์แก่กิจการ อาจมีการแนบเอกสารที่เป็นใบแจ้งหนี้ประกบมาเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันการเบิกเงิน
